もとGoogle社員が教える!最低限Gmailでやっといてほしいこと

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タイトルはちょっと釣り記事っぽい感じですが、
従業員や同僚にぜひやっておいてもらいたいこととして書きます。
Google AppsやGmailを仕事で使っている方はぜひ!

メール返ってこねぇし、返してねぇ

フィリピンはお国柄、ナニゴトも大雑把、つーか雑。
「人件費安くていいですね!」なんて言われますが、
人件費なりというのがフィリピンでビジネスしている日本人の総意ではないでしょうか(異論は認める)。

ってことで1日のボクの時間は割りとローカルスタッフがミスしてないかの確認、
に費やされてます。あ、もちろん他の業務もたくさんこなしてますよ!

でボクがスタッフに送ったメールに返信こないのはまだいいとして
お客様からきたメールには100%返信して欲しい!
もちろん100%返信させます。

でローカルスタッフのGmailの受信トレイ見ると割りと素のまま使ってる感じ。
まぁちゃっかり可愛らしく壁紙いじって、お客様ごとにラベルつけて、みたいな。
ボクからするとそりゃあ処理漏れするわ、という感じ。

ってことでボクがかれこれ3年以上運用している方法を紹介。

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原則として

まず原則として、ざっくりと次みたいな方法で処理していきますよー。
  • 絶対に全てのメールに目を通す
    • もちろんSPAMとか不要なメルマガは自動削除・スキップしてOK
    • ただそれ以外のメールはかならず一度目に入れてどう処理するか自分で判断
  • 絶対に毎日受信トレイを空にする
    • 受信トレイにある=処理してない、処理方法を決めていないメール
    • 仕事が発生しないメールは即アーカイブしてOK
  • 2分で処理できるものは処理する
    • 仕事が発生するものも簡単に処理できるものはその場で処理
2008年とかその辺に流行ったGTD(Getting Things Done)の影響が強いです。はい。

で、実際どんな感じ?

じゃあ実際どうやって受信トレイを運用するか?
以下が完成形です。プライベートのGmailなので雑です!w
・・・わかりにくいな、これ。
左側は日々のメールがどんどこ入ってきますね。
で、どんどこ開いて読んでいきます。
すると仕事が発生するものと発生しないものに分かれます。
  • 発生しないもの
    • キーボードのYでサクッとアーカイブ。
  • 発生するもの
    • 2分で処理できるのはその場で処理。
    • さくっと返信したり。ちょこっとファイル送ってあげたり。
    • すぐ処理できないものはスターをつける
      • で、この際、スターを複数種類使い分けるとなおよし。
スターつけると左から右にメールがうつります。
当然アーカイブしてるので左からは消えます。
つまり適切に処理してると左はからっぽ、必要なタスクだけ右に残る。
で、それがそのままあなたのタスクリストになるわけですな。
後は右のタスクをレビュー&処理して解決すればスターを外すだけ。
で、ボクが実際にやってるスターの種類はこんな感じ。
  • 要返信
  • 要返信+作業発生系
  • あたたかく見守る
  • 相手からの返信待ち
まぁここは人によって粒度とかもマチマチかと。
ボクは特にあたたかく見守るが多いです。
お客様とローカルスタッフのやりとりとか。

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あとフィリピンだと急に相手から返信こなくなること、多いです。
日本でもありますけどね。
なので相手からの返信待ちも利用頻度多めですね。
Any updates?みたいなメールをどんどこ投げます。

設定方法は?

まず、スターの種類を増やします。
確かデフォルトだとスター黄色だけとかなはず。

さまざまなスターを使い分ける

複数の種類のスターを使ってタイプの異なるメールに目印を付けることもできます。たとえば、もう一度読みたいメールには紫色のスターを付け、フォローアップが必要なメールには赤色の「!」を付けることができます。
  1. Gmail を開きます。
  2. 右上の歯車のアイコン  をクリックし、[設定] を選択します。
  3. [全般] タブの [スター] セクションまでスクロールします。
  4. [未使用] から [使用中] にスターをドラッグします。[使用中] のスターをドラッグして並べ替えることもできます。
  5. ページの下部にある [変更を保存] をクリックします。

次にマルチ受信トレイの設定をするのよー。
まずマルチ受信トレイの機能をLabsからONにします。
デフォルトでは使えないはず。
ONにすると設定からマルチ受信トレイの設定ができるように!
でマルチ受信トレイの設定は次のスクショどおりに。

スターごとのアクションとスターの種類の対はここで作られます。

ちなみにスターの種類と設定方法はこちら!

はい、お疲れ様でした。
これであなたの生産性はめちゃんこあがるでしょう。

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・・・まぁ人間、どうしても脳内フィルタには勝てず、返信しない(できない)こともありますがw

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